Airo 제작기 11화 — 회계 프로그램까지 이어 붙이다, 통장 파일에서 자금 예측, 자사몰 주문 자동 전송까지

10화에서 판매 채널을 하나씩 붙인 이야기를 했습니다. 매출이 한 화면에 모이자 다음 질문이 자연스럽게 나왔습니다. «그래서 통장에는 얼마가 남나?» 그리고 하나 더. «팔린 주문은 회계 프로그램에 제대로 들어가 있나?» 11화는 Airo를 회계 쪽으로 이어 붙인 기록입니다. 저희 회사는 회계와 재고를 «이카운트»라는 프로그램으로 관리합니다. Airo가 그걸 대신하는 게 아니라, 이카운트와 통장 사이를 잇는 쪽으로 만들었습니다.

왜 회계까지 손댔나요?

매출 화면은 «팔린 돈»만 보여 줬고, «들어온 돈»과 «나갈 돈»은 여전히 엑셀에 따로 있었기 때문입니다.

6월까지 저는 은행마다 거래내역 파일을 내려받아 손으로 «자금관리 통합» 엑셀을 만들었습니다. 여러 계좌의 거래를 한 표로 모으는 일이었습니다. 매출은 Airo가 매일 자동으로 모으는데 돈은 매달 사람이 모으고 있었던 겁니다. 6월 2일 클로드가 «경영관리» 화면의 첫 판(재고·회계·자금)을 만들었을 때만 해도, 거기에 넣는 자료는 결국 제가 만든 통합 엑셀이었습니다.

은행 파일을 그대로 넣게 된 건 언제인가요?

6월 24일입니다. 손으로 만든 통합 엑셀 대신 은행이 주는 원본 파일을 그대로 넣으면 되게 바꿨습니다.

그날 기록에는 이렇게 적혀 있습니다. «그동안 폴더 가져오기는 손으로 만든 통합 마스터 엑셀만 읽었음. 이제 은행 원본 거래내역 파일을 그대로 넣으면 계좌번호로 계좌 자동 인식.» 계좌마다 «합산에 넣을지»를 정하는 계좌 목록도 이때 생겼습니다. 회사 운영 계좌는 합산에 넣고, 대출이 오가는 별도 계좌는 빼는 식입니다.

다음 날(6월 25일)에는 하루에 다섯 번을 고쳤습니다. 순서대로 적으면 이렇습니다.

무엇이 «조용히 0건»이었나요?

파일을 넣으면 «완료»가 뜨는데 실제로는 한 건도 저장되지 않고 있었습니다.

원인은 «같은 거래를 두 번 넣지 않게 막는 규칙»이었습니다. 프로그램은 날짜·시각·계좌·출금·입금·상대방 일곱 가지가 같으면 같은 거래로 보게 짜여 있었는데, 저장소 쪽 규칙은 «날짜·계좌» 세 칸짜리로 남아 있었습니다. 두 규칙이 맞지 않으니 저장이 오류로 끝났고, 그 오류를 화면이 삼켜서 «0건»으로만 보였습니다. 게다가 세 칸짜리 규칙은 «같은 날 같은 계좌에는 거래가 하나뿐»이라는 뜻이라 처음부터 틀린 규칙이었습니다.

클로드는 규칙을 일곱 칸으로 바꾸고, 하나를 더 했습니다. 저장 오류가 나면 결과 화면에 그대로 보이게 한 것. 기록의 마지막 줄이 «다음엔 조용히 안 묻힘»입니다. 10화에서 «빠진 숫자»가 제일 무섭다고 썼는데, 돈 쪽에서도 똑같은 병이 먼저 한 번 지나간 셈입니다.

7월 18일에는 무엇이 바뀌었나요?

화면 정리, 숫자 검산, 자금 예측 세 가지를 하루에 했습니다.

먼저 정리입니다. 그때까지 «돈 관리»는 위층 두 개 아래 작은 탭이 열 개였고, 자료를 넣는 곳이 세 군데에 흩어져 있었습니다. 클로드가 낸 안을 제가 확정해서 이렇게 바꿨습니다.

• 보는 곳 4개 — 한눈에(자금 현황) · 장부(간편장부·매입매출·통장 거래) · 재무제표(손익·대차) · 정산·차입
• 넣는 곳 1개 — 은행·카드 파일, 매출·매입 수기, 비용 수기, 드라이브 연결을 전부 «넣기» 한 곳에

처음 개편안에는 매출·매입을 손으로 적는 칸이 «장부» 쪽 버튼 안에 숨어 있었습니다. 제가 «매출·매입은 어디서 넣느냐, 입력할 곳이 안 보인다»고 짚었고, 같은 날 오후 1시 6분에 «넣기»로 옮겨졌습니다. 기록에는 «장남 지적»이라고 남아 있습니다.

«숫자를 믿을 수 있나»는 어떻게 확인했나요?

통장의 시작 잔액과 끝 잔액 차이가, 그 사이 입금과 출금을 더한 값과 같은지 계좌마다 맞춰 봤습니다.

처음에는 거래 한 줄 한 줄의 잔액이 이어지는지 봤는데, 같은 시각에 찍힌 거래는 순서가 애매해서 «틀렸다»는 경고가 잔뜩 나왔습니다. 클로드는 13시 21분에 방법을 바꿨습니다. 중간 순서는 보지 않고 «끝 잔액 − 시작 잔액 = 사이의 입금 − 출금» 한 가지만 봅니다. 순서가 뒤섞여도 합은 같으니까요.

이렇게 바꾸고 다시 돌리니 다섯 계좌는 0원으로 딱 맞았고, 한 계좌는 2022~2023년 옛 은행 파일 사이에 빠진 구간이 있다는 게 금액으로 드러났습니다. 화면에는 계좌마다 «✓ 원본과 일치» 또는 «⚠ N원 차이(파일 누락·중복 확인)»가 붙고, 잔액 칸이 없는 파일은 «대사 불가»로 따로 표시됩니다. 기록에 적힌 원칙이 «모름은 정상이 아니다»입니다. 같은 날 세무사에게 넘길 간편장부 내보내기(엑셀에서 한글이 안 깨지는 형식)도 붙었습니다.

자금 예측은 어떻게 계산하나요?

«예측에 넣기»로 고른 계좌만 모아, 최근 6개월 평균과 매달 반복되는 입출금으로 앞으로 1·3개월을 그려 봅니다.

14시 36분 기록에 계산 방식이 적혀 있습니다.

1. 회사 계좌끼리 옮긴 돈은 빼고, «이 사업이 버는 현금» = 영업 유입 − 영업 유출
2. «운영 계좌 예상 잔액» = 이체까지 포함한 실제 잔액 변화로 1개월·3개월 뒤
3. 6개월 가운데 4개월 이상 나타난 입금·출금은 «반복 항목»으로 따로 묶어 월평균 금액과 보통 들어오는 날짜를 표시
4. 막대그래프는 지난 6개월은 진하게, 예측 3개월은 반투명하게

계좌 카드마다 «예측 포함/제외» 버튼이 붙은 것도 이날입니다. 개인 계좌나 마이너스통장이 섞이면 예측이 흐려져서, 제가 빼 달라고 했습니다. 8월 5일에는 은행 파일 이름에 날짜가 섞여 있으면 같은 계좌가 넣을 때마다 «새 미등록 계좌»로 하나씩 늘어나던 문제를 고쳤습니다.

9월 4일, 자사몰 주문은 왜 회계 프로그램에 안 들어가 있었나요?

오픈마켓 주문은 이카운트가 가져가는데, 자사몰은 그 목록에 들어갈 수가 없었기 때문입니다.

9월 4일 오전에 확인한 사실은 이랬습니다. 9월 1일부터 3일까지 자사몰에서 결제된 주문 3건이 며칠째 «발송 대기»로 앉아 있었습니다. 저희 창고는 이카운트의 주문 목록을 보고 물건을 내보내는데, 오픈마켓 다섯 곳은 이카운트가 알아서 주문을 가져가지만, 그 목록은 이카운트가 미리 만들어 둔 쇼핑몰뿐이었습니다. 우리가 직접 만든 자사몰은 거기에 없으니 주문이 창고 눈에 안 보였던 겁니다.

클로드가 이카운트 공식 안내를 보고 방향을 뒤집었습니다. 이카운트가 가져가기를 기다리지 않고, 결제가 확정되는 순간 우리가 이카운트로 밀어 넣는 방식입니다. 그날 오전 10시 7분 첫 판이 들어갔고, 실제로 보낸 주문이 이카운트 «주문관리» 화면에 오픈마켓 주문과 같은 줄로 뜨는 것까지 확인했습니다.

한 번 붙인 뒤로는 문제가 없었나요?

같은 날 오후까지 네 번을 더 고쳤습니다. 전부 «실패한 주문이 묻히지 않게» 하는 쪽이었습니다.

10시 46분 기록이 제일 마음에 남습니다. «손님이 같은 물건을 두 번 받는다.» 자동으로 보내는 범위를 넓히면 편하지만, 넓힌 만큼 중복 출고가 생깁니다. 그래서 자동은 «결제 완료»만, 지난 주문을 기록용으로 보내는 건 관리자 화면에서 한 줄씩 손으로 누르게 나눴습니다.

15시 23분 수정도 같은 교훈입니다. 9월 1~3일 주문 3건은 전송에 실패한 채로 손으로 발송 처리가 되면서, 자동 재시도 대상에서도 빠지고 «미전송» 숫자에서도 빠졌습니다. 기록에 이렇게 적혀 있습니다. «감시 숫자가 자동 동작과 같은 조건이면, 자동 동작이 못 잡는 구멍은 영영 안 보인다.» 감시는 자동보다 넓게 세야 한다는 뜻입니다.

지금은 어떻게 돌아가나요?

결제되면 바로 보내고, 30분마다 못 넘어간 것을 다시 줍고, 90분이 지나도 안 넘어가면 저에게 알림이 옵니다.

마지막 단계는 10월 8일에 붙었습니다. 자사몰 결제·주문이 고장 나면 10분마다 확인해서 걸릴 때만 카카오톡으로 알려 주는 감시인데, 그 조건 가운데 하나가 «결제 후 90분이 지나도 이카운트 미전송»입니다. 평소에는 아무 연락이 없고, 문제가 생긴 날만 알림이 옵니다.

돈 기록을 어디에 묶을지는 지금도 제가 정합니다. 10월 22일 이우허브 주문 화면을 손볼 때였습니다. 처음 만든 화면은 한국 쪽 운송 비용을 회사 계좌로 받는 것처럼 기본값이 잡혀 있었고, 입금을 확인하면 우리 «받은 돈» 기록에도 들어가게 돼 있었습니다. 그때 제가 한 말입니다.

「우리 계좌로 들어오는 게 아니고 운송회사 계좌로 넣는 거라 우리하고 엮으면 안 된다」

클로드는 그 돈을 «받는 사람 = 운송회사»로 따로 적고, 우리 입금 기록에는 넣지 않게 고쳤습니다. 숫자를 한 화면에 모으는 일만큼, «이건 우리 돈이 아니다»를 구분하는 일이 중요하다는 걸 이때 다시 배웠습니다.

이 시기에서 따라 할 만한 것은 무엇인가요?

1. 손으로 만든 엑셀 대신 «원본 파일»을 넣게 하세요. 은행이 주는 파일 그대로가 제일 덜 틀립니다. 손으로 다듬은 파일은 다듬은 사람만 이해합니다.
2. «완료»가 떠도 몇 건이 저장됐는지 숫자로 확인하게 하세요. 저희는 «0건 저장»을 «완료»로 보고 며칠을 지냈습니다.
3. 잔액은 «끝 − 시작 = 입금 − 출금»으로 맞춰 보게 하세요. 한 줄씩 보는 것보다 오탐이 적고, 빠진 구간이 금액으로 나옵니다.
4. 자동 전송은 범위를 좁게, 감시는 넓게. 자동은 «결제 완료»만, 감시는 «실패한 것 전부»를 셉니다.
5. 회계 프로그램이 «가져가는» 방식이 안 되면 «밀어 넣는» 방식이 있는지 물어보세요. 클로드에게 «이 프로그램 공식 연동 안내에서 우리가 직접 보낼 수 있는 방법을 찾아 줘»라고 시키면 됩니다.

다음 화 예고: 12화에서는 «홈 화면 하나로 하루를 시작한다»를 씁니다. 9월 21일 이우허브 문의함을 홈으로 옮긴 날과, 9월 26일 아침마다 «오늘 볼 것»만 골라 보여 주는 카드가 생긴 이야기입니다.